Mit Hilfe dieser Programmlösung werden Arbeitsabläufe gesteuert und dokumentiert und damit deren Qualität und Effizienz gesteigert.
In einer Kette aus Aktionen, deren Bedingungen und nachfolgenden Arbeitsschritten (ToDo) werden Handlungsabläufe, die aus einzelnen Aktivitäten aufgebaut sind, durch die Software-Lösung vorgegeben und dokumentiert. Dadurch werden Geschäftsprozesse normiert und Verfahrenswege festgelegt. Eine flexible Abarbeitung bleibt dennoch erhalten.
Die einzelnen Aktivitäten stehen in zeitlich, sequentieller Folge zueinander. Der Workflow hat einen definierten Anfang, einen organisierten Ablauf und ein definiertes Ende.
Nächste Arbeitsschritte werden vorgegeben und als "zu erledigen" dem nächsten Mitarbeiter / Abteilung zur termingerechten Weiterbearbeitung übergeben.
Entscheidungen und Aktionen für folgende Aktivitäten werden durch die übersichtliche Darstellung des Hergangs und der Historie erleichtert.
Anstehende Arbeiten werden auf dem Desktop des Mitarbeiter-Arbeitsplatzes nach zeitlicher Priorität angezeigt (Wiedervorlage). Alle mit dem Vorgang verbundenen Informationen werden per Klick bereitgestellt.
Notwendige Informationen über die Herleitung und Rahmenbedingungen eines Vorgangs werden einem Bearbeitungs-Team transparent per Klick zugänglich gemacht.
Arbeitsschritte, deren Abfolgen und die bearbeitenden Mitarbeiter können im System frei wählbar zugewiesen werden. Durch das konsequent entwickelte Datenbankmodell können sich ändernde Geschäfts- und Zuständigkeitsabläufe schnell und flexibel angepasst werden.
Alle Dokumente eines Vorgangs werden in einem Vorgangsordner elektronisch abgelegt und stehen jedem Nutzer zur Ansicht, Bearbeitung und Neuanlage zur Verfügung. Die Dokumente sind wahlweise einem Arbeitsschritt oder dem gesamten Vorgang zugeordnet.
Der Vorgang wird nach Abarbeitung bei Vorgangsende geschlossen. Abgeschlossenen Vorgänge bleiben im genauen zeitlichen Ablauf und mit allen Ansprechpartnern dokumentiert. Alle Dokumente zum Vorgang bleiben per Klick abrufbar.
Das gesamte Programmsystem ist eine konsequente WEB-Browser-Entwicklung und kann somit Standort-Unabhängig mit jedem PC, Laptop, PAD u.ä. auch ortsfern genbutzt werden.
Zur Verdeutlichung drei Workflow-Beispiele, die mit diesem Programmsystem bearbeitet werden:
Beispiel 1: Akquise-Vorgang
- Vorgangsauslöser: Kundenanfrage
- Definition der Leistung und Abstimmung mit dem Kunden
- Preis- und Kostenrecherche
- Kalkulation
- Angebotsfertigung
- Angebotsversand
- Nachhaken und erstes Kundengespräch
- Akquise-Dialog mit dem Kunden
- Angebots- Qualifizierung
- Vorgangsende: Auftrag oder Angebotsablehnung
Beispiel 2: Zahlungskontrolle
- Vorgangsauslöser: 1. Mahnung
- Beschreibung weiterer Mahnschritte, telefonische Erinnerungen, Absprachen, Zahlungsversprechen mit jeweiliger Wiedervorlage
- Erreichen 3.Mahnstufe: Weiterleitung an die Geschäftsleitung
- Protokollierung einer Entscheidung für weitere Massnahmen und Delegierung
- Aufbereitung rechtlich relevanter Dokumente
- Beauftragung eines Anwaltbüros
- Vorgangsende Zahlung / rechtliche Entscheidung
Beispiel 3: Reklamationsabwicklung
- Vorgangsauslöser: Reklamationsfall
- Kann der Fehler / das Problem nachvollzogen werden?
- Übergabe an die Fachabteilung
- Protokollierung und Wiedervorlage der Massnahmen
- Behebung des Reklamationsfalls
- Vorgangsende: Mitteilung an den Kunden